Компания АВИАХЭЛП ведёт свою историю с 1997 года и является одной из крупнейших компаний-поставщиков авиационно-технических изделий (АТИ) и оборудования для авиакомпаний и аэропортов в Российской Федерации.
Основной вид деятельности компании – поставка и организация ремонта АТИ для отечественных и иностранных воздушных судов, а также оборудования для аэропортов и наземного обслуживания самолетов.
Автоматизация бизнес-процессов в ООО "АВИАХЭЛП" на базе системы «1С:ERP»
Компания АВИАХЭЛП ведёт свою историю с 1997 года и является одной из крупнейших компаний-поставщиков авиационно-технических изделий (АТИ) и оборудования для авиакомпаний и аэропортов в Российской Федерации.
Основной вид деятельности компании – поставка и организация ремонта АТИ для отечественных и иностранных воздушных судов, а также оборудования для аэропортов и наземного обслуживания самолетов.
Основные цели внедрения
До начала внедрения руководством компании были сформулированы следующие цели проекта:
· Оценка финансового результата сделок на этапе их планирования, при формировании коммерческих предложений клиентам.
· Единый и быстрый доступ ко всем данным связанным со сделкой: документам, справочникам, отчетам, файлам.
· Организация взаимодействия разных подразделений при работе над сделкой, своевременное уведомление о событиях сделки и четкая передача ответственности.
· Минимизация ввода данных в систему, правило однократного ввода: любая информация вводится один раз, автоматическое формирование учетных документов по данным этапа планирования.
· Учет планируемых и фактических доходов и расходов по сделкам, формирование финансовой отчетности компании.
Проблемы использования предшествующих информационных систем
До выполнения проекта компания для ведения управленческого учета использовала доработанный вариант системы «1С:Управление торговлей 8 (ред. 10.3)», а также вела учет значительного количества операций в отдельных файлах MS Excel. Решение о переходе на новую информационную систему было вызвано следующими недостатками существующей практики:
· Отсутствие автоматизированного планирования сделок с опережающим учетом всех необходимых расходов и оценкой финансового результата. Планирование товарных и денежных операций по сделкам имело высокую трудоемкость и осуществлялось в MS Excel.
· Слабое взаимодействие подразделений и ответственных сотрудников при выполнении сложных длительных сделок. Взаимодействие осуществлялось только посредством электронной почты и регулярно нарушалось.
· Большие трудозатраты на ввод в информационную систему всех необходимых данных по сделкам, а также на поиск и актуализацию данных. Используемая система не обеспечивала ввод всех необходимых для ведения учета данных и дополнялась сведениями, хранящимися в файлах MS Excel, электронной почте и файловых хранилищах. Это приводило к значительным трудозатратам при вводе новых данных, поиске необходимой информации и контроле качества и полноте учетных данных.
· Невозможность автоматического получения финансовой управленческой отчетности (БДР, БДДС, P&L и пр.), а также отчетов о финансовом результате отдельных сделок, проектов и направлений деятельности компании. Используемая система не обеспечивала ведение комплексного управленческого учета, и не позволяла вести учет всех операций компании. Возможности системы не допускали автоматизированного учета в необходимых разрезах аналитических разрезах (сделки, проекты, направления деятельности). Это приводило к слишком большим срокам подготовки финансовой управленческой отчетности.
В качестве новых средств автоматизации руководством компании были выбраны системы «1С:ERP» и «1С:Документооборот 8 КОРП», с учетом имеющихся возможностей по их интеграции.
Функциональная зона внедрения
В ходе проекта было организовано использование следующих типовых подсистем «1С:ERP»:
· Бюджетирование и планирование;
· CRM и маркетинг;
· Продажи;
· Закупки;
· Склад и доставка;
· Казначейство;
· Финансовый результат;
· НСИ и администрирование.
Были использованы с необходимыми настройками следующие типовые функции систем «1С:ERP»:
· Ведение основной нормативно-справочной информации компании.
· Управление складским учетом (склады, помещения, складские ордера).
· Интеграция с «1С:Документооборот».
Были использованы с необходимыми настройками следующие типовые функции систем «1С:ERP» и «1С:Документооборот 8 КОРП»:
· Хранение файлов в объектах системы.
· Внутренние документы, в т. ч., соответствующие сделкам.
· Бизнес-процессы по внутренним документам: сделкам, заказам поставщикам, заявкам на расход денежных средств.
Были использованы с необходимыми доработками следующие типовые функции систем «1С:ERP» и «1С:Документооборот 8 КОРП»:
· Формирование заказов: клиентов, поставщикам, давальцев, переработчикам, на перемещение. Реализована связь с плановыми данными сделки для товаров и расчетов.
· Управленческий учет торговых операций с товарами: реализация (в т. ч. в пути), поступление, перемещение товаров, поступление дополнительных расходов при покупке товаров. Реализована связь с плановыми данными сделки.
· Управленческий учет операций по ремонту изделий силами подрядчиков: получение изделий от клиента на ремонт, передача изделий на ремонт подрядчику, возврат исправного изделия от подрядчика, возврат исправного изделия клиенту, поступление услуг ремонта от подрядчика, отражение услуг ремонта клиенту. Реализовано при помощи типовых документов давальческого учета с доработками, позволяющими рассматривать давальческое сырье, как неисправное изделие, а продукцию – как исправное. Реализованы функции передачи сырья давальца переработчику и передачи готовой продукции переработчика давальцу. Реализована связь с плановыми данными сделки.
· Управленческий учет внутренних операций с товарами: внутренний импорт (передача товаров от иностранной организации, входящей в группу компаний, российской организации), в т. ч. с учетом таможенного оформления; внутренний экспорт (передача товаров от российской организации, иностранной организации, входящей в группу компаний.
· Учет доходов и расходов по сделкам. Реализована связь с плановыми данными сделки. Реализован расчет финансового результата без учета НДС.
· Учет движения денежных средств. Реализован учет ДДС в разрезе сделок, подразделений, направлений деятельности, проектов.
· Формирование финансовых управленческих отчетов: БДР, БДДС. Реализованы правила произвольного сбора фактических данных по доходам, расходам и ДДС в разрезе направлений деятельности, проектов и подразделений.
В ходе проекта была разработана подсистема «Менеджер сделки», реализующая следующие функции: ССЫЛКА
Результаты внедрения
В ходе проекта цели внедрения были достигнуты следующим образом:
· Оценка финансового результата сделок на этапе их планирования, при формировании коммерческих предложений клиентам. Реализована подготовка полного финансового проекта сделки средствами подсистемы «Менеджер сделки».
· Единый и быстрый доступ ко всем данным связанным со сделкой: документам, справочникам, отчетам, файлам. В «Менеджере сделки» реализована карточка сделки, предоставляющая единый доступ ко всем учетным данным, связанным со сделкой, а также к файлам и документам «1С:Документооборот».
· Организация взаимодействия разных подразделений при работе над сделкой. Средствами «Менеджера сделки» организованы отдельные рабочие места для всех участников процесса выполнения сделки (рабочие места: Проценка, Закупка, Логистика, Финансовый проект, Карточка сделки, Уточнение партий, Разнесение оплаты), в дополнение к типовым рабочим местам (рабочие места: Заказы клиентов, поставщиков, давальцев, переработчиков, Отгрузка, Приемка, Безналичные платежи). Реализован автоматический запуск бизнес-процессов в «1С:Документооборот» при переходе на определенный этап сделки. Реализовано согласование финансовых проектов, платежей и внеплановых расходов в «1С:Документооборот».
· Минимизация ввода данных в систему, правило однократного ввода. Средствами «Менеджера сделки» реализовано автоматическое формирование всех документов, необходимых для оперативного планирования и управленческого учета всех операций по сделке. Заполнение документов производится с использованием данных, введенных на этапе планирования сделки.
· Учет планируемых и фактических доходов и расходов по сделкам. Средствами «Менеджера сделки» готовится финансовый проект, включающий все планируемые доходы и расходы по сделке. Учет фактических данных ведется с привязкой к данным финансового проекта, в разрезе сделок, что позволяет сравнивать план и факт по мере выполнения сделки, а также получать финансовый результат отдельной сделки.
· Формирование финансовой отчетности компании. При помощи инструментов подсистемы «Бюджетирование и планирование» настроены отчеты БДР и БДДС, формирующие данные с аналитикой по направлениям деятельности, проектам и подразделениям.
Срок выполнения проекта и состав проектной группы
Выполнение проектных работ заняло 10 месяцев. Опытная эксплуатация заняла 6 месяцев. Проектная группа включала 3 сотрудника: 1 консультант и 2 программиста.